BERITA ACARA PEMERIKSAAN DALAM RANGKA PENERIMAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA

I. PENDAHULUAN

Tidak bisa dipungkiri, begitu banyak kenangan indah bersama dengan Pejabat Pemeriksa Administrasi Hasil Pekerjaan (PjPHP)/Panitia Pemeriksa Administrasi Hasil Pekerjaan (PPHP) dalam pengadaan barang/jasa pemerintah selama ini, tetapi kebersamaan kita dengan PjPHP/PPHP harus berakhir dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Catatan indah itu bermula dari kewenangan besar PjPHP/PPHP untuk melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pengadaan barang/jasa sesuai Perpres 54/2010 dan perubahannya, kemudian kewenangannya ditarik sebagian dan hanya memeriksa aspek administratif dari hasil pengadaan barang/jasa sesuai Perpres 16/2018 dan pada akhir cerita PjPHP/PPHP harus terdepak dari jajaran pelaku pengadaan barang/jasa berdasarkan Perpres 12/2021. Hal ini dilakukan mengingat bahwa PjPHP/PPHP dipandang tidak memiliki efektifitas dalam mendukung Value For Money dalam Pengadaan Barang/Jasa, sehingga kewenangan pemeriksaan administratif dikembalikan kepada Pengguna Anggaran atau ke fungsi administrasi yang sudah ada.

Penerimaan hasil pengadaan sebagai suatu proses penerimaan hasil kerja dari penyedia kepada PPK ketika produk akhir yang dihasilkan sudah memenuhi ketentuan dan syarat syarat yang tertuang dalam kontrak. Sedang tujuannya adalah agar produk yang dihasilkan penyedia berkualitas, dan sesuai dengan rentang kerja (scope of works) kontrak, yang pada akhirnya pengadaan barang/jasa tersebut akan berfungsi dengan baik, memberikan manfaat dan berdampak positif bagi masyarakat. Penerimaan hasil pengadaan ini penting dikarenakan akan menentukan selesai atau tidaknya suatu kontrak. Pada prinsipnya penerimaan hasil pengadaan dimulai dengan tahap persiapan yaitu menyiapkan apa saja yang perlu diperiksa sesuai yang tertuang dalam kontrak. Kemudian membandingkan antara pelaksanaan dan isi kontrak. Apabila terdapat perbedaan/deviasi maka perlu ditindaklanjuti, dapat berupa perbaikan, pembongkaran, ataupun pembuatan kembali.  Apabila Tim Penerimaan Hasil Pekerjaan (bagian dari Tim Pengelolaan Kontrak) menganggap pekerjaan penyedia telah sempurna, maka penerimaan hasil pengadaan sudah dapat dilaksanakan, dengan menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST) hasil Pengadaan yang ditanda tangani oleh PPK. Namun bila penyedia gagal melakukan hal tersebut diatas maka penyedia harus melakukan perbaikan agar sesuai ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Apabila akhirnya kontrak diputus maka penerimaan hasil pengadaan batal dilakukan.

Selain itu pengelolaan penerimaan hasil pekerjaan juga akan berkaitan dengan beberapa aspek dalam pengadaan seperti:

  1. Konfirmasi bahwa pekerjaan/barang telah selesai
  2. Melakukan penutupan seluruh syarat-syarat dan kondisi pengadaan
  3. Mendapatkan penerimaan dari barang/jasa yang disuplai
  4. Melakukan pembayaran
  5. Melaksanakan pembuatan laporan

Namun karena kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah bersifat dinamis, maka perlu dilakukan beberapa penyesuaian terhadap baku operasional prosedur sebagai akibat perubahan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, dimana PjPHP/PPHP dihapus sebagai pelaku pengadaan sehingga perlu harmonisasi beberapa bentuk dokumen pertanggungjawaban keuangan dalam hal penerimaan hasil pengadaan barang/jasa.

II. DASAR HUKUM

  1. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
  2. Peraturan LKPP Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman Swakelola
  3. Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
  4. Buku Informasi Kompetensi UK 22 SKKNI Tahun 2016

III. MAKSUD DAN TUJUAN

Makalah ini disusun untuk mendapatkan gambaran awal dalam rangka perubahan modul penerimaan hasil pengadaan barang/jasa, yang nantinya menjadi acuan dalam mengidentifikasi, menyusun, mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi rangkaian kerja yang dilaksanakan dalam penerimaan hasil pengadaan barang/jasa sesuai dengan tugas dan fungsi serta kewenangan masing-masing pelaku pengadaan. Disamping itu, perubahan modul penerimaan merupakan upaya penyelarasan kebijakan terkait pengadaan barang/jasa sebagai akibat perubahan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 sehingga Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dapat terselenggara secara tertib dan akuntabel

IV. GAMBARAN UMUM

Sebagaimana dijelaskan pada Pasal 57 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, bahwa PPK melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang diserahkan, maka PPK dapat menunjuk Tim pendukung/Tenaga Ahli sesuai bidang dan kompetensi yang dibutuhkan dalam pemeriksaan barang/jasa untuk pengadaan barang, jasa konsultansi dan jasa lainnya, sedangkan untuk pekerjaan konstruksi pemeriksaan barang/jasa dapat dilaksanakan oleh konsultan pengawas /Manajemen konstruksi.

Pengangkatan Tim Teknis/Tenaga Teknis atau Tim Ahli/Tenaga Ahli disesuaikan dengan kebutuhan pemeriksaan barang/jasa, yang bertugas memberikan masukan, pendapat dan rekomendasi hasil pemeriksaan barang/jasa kepada PPK mengenai kesesuaian hasil pekerjaan terhadap kriteria/spesifikasi barang/jasa yang tercantum dalam kontrak.

Tim Teknis/Tenaga Teknis atau Tim Ahli/Tenaga Ahli dapat berasal dari luar Instansi Pemerintah dengan ketentuan bahwa Personil yang ditunjuk memiliki kompetensi bidang dengan melampirkan surat keterangan pengalaman dan/atau Sertifikat Keahlian yang diterbitkan oleh pejabat/lembaga yang berwenang.

Pada Pekerjaan barang/jasa yang tidak menuntut kompetensi atau pekerjaan sederhana seperti pengadaan ATK, Foto copy, Penggandaan, dan lain-lain maka PA/KPA/PPK dapat melakukan pemeriksaan secara mandiri tanpa mengangkat Tim Teknis/Tenaga Teknis atau Tim Ahli/Tenaga Ahli, sehingga Berita Acara Serah Terima (BAST) dapat Ditandatangani tanpa Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan, tetapi hanya dengan menggunakan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sebagaimana akan dijelaskan pada pokok bahasan metode dan instrument pemeriksaan.

V. PERSIAPAN PENERIMAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA

  1. Ruang Lingkup Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Serah terima hasil pekerjaaan dilaksanakan setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai ketentuan yang termuat dalam Kontrak, Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Penandatangan Kontrak untuk serah terima barang/jasa. Pejabat Penandatangan Kontrak atau Tim Teknis/Tenaga Teknis atau Tim Ahli/Tenaga Ahli yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang diserahkan. Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima.

Manfaat Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Proses penerimaan hasil pengadaan barang/jasa sangat penting karena :

  1. Pengendalian Kualitas (Quality Control )
  2. Penjaminan Kualitas (Quality Assurance )
  3. Perubahan termasuk pengesahan atau penolakan (approve or reject change)
  4. Laporan dari proses pengadaan dan laporan perkembangan proyek.

3. Persiapan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Tahapan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Identifikasi dimensi dan isi dokumen kontrak sesuai jenis kontrak yang digunakan sbb :

VI. METODE DAN INSTRUMEN PEMERIKSAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA

Pemeriksaaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa meliputi :

  1. Metode Pemeriksaan Check List

Metode Pemeriksaan Check List merupakan cara yang digunakan dalam rangka persiapan penerimaan hasil pengadaan barang/jasa untuk memastikan aspek-aspek yang akan menjadi bagian dari pemeriksaan sebagaimana tercantum didalam klausul kontrak, adapun Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dengan Check List.

Check List Pemeriksaan Hasil Pengadaan

  1. Metode Pemeriksaan dengan Check Fisik

Metode Pemeriksaan dengan Check Fisik merupakan tindak lanjut dari metode pemeriksaan check list, yang memuat aspek-aspek spesifikasi teknis dan kuantitas yang membutuhkan pemeriksaan visual, adapun Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dengan Check Fisik sebagai berikut :

  1. Metode Pemeriksaan dengan Uji Coba

Metode dan instrumen pemeriksaan dengan uji coba digunakan pada saat barang/jasa yang akan di periksa membutuhkan uji coba untuk memastikan barang/jasa tersebut berfungsi dan memenuhi spesifikasi kinerja sebagaimana yang dipersyaratkan dalam klausul kontrak, adapun Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dengan Uji Coba sbb:

  1. Metode Pemeriksaan dengan Konfirmasi

Metode dan instrumen pemeriksaan dengan konfirmasi apabila barang/jasa tersebut membutuhkan konfirmasi keterangan dari pihak lain untuk memastikan terpenuhinya spesifikasi teknis sebagaimana klausul dalam kontrak, adapun Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dengan Konfirmasi sebagai berikut :

  1. Metode Pemeriksaan dengan analisis

Metode dan instrumen pemeriksaan dengan analisis digunakan bilamana dibutuhkan analisa yang lebih dalam terhadap spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diperiksa dengan membandingkan informasi yang diperoleh dari KKP Check List, Check Fisik dan Uji Coba sehingga dapat ditentukan dengan baik apakah barang/jasa tersebut diterima atau ditolak. Adapun Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa dengan Konfirmasi sebagai berikut :

VII. PENANDATANGAN BERITA ACARA SERAH TERIMA HASIL PENGADAAN BARANG / JASA

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 77 Tahun 2020 tentang Pedoman teknis Pengelolaan Keuangan Daerah, bahwa Setelah tahap pemeriksaan dilakukan maka selanjutnya adalah penyusunan dan penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Hasil Pengadaan Barang/Jasa yang merupakan dokumen yang menjadi pertimbangan apakah hasil pengadaan barang/jasa itu memenuhi syarat dilakukan pembayaran atau tidak. Pengajuan Permintaan Pembayaran LS Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu dengan mengacu kepada berita acara dan dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan yang dimaksud antara lain:

  • dokumen kontrak;
  • berita acara pemeriksaan;
  • berita acara kemajuan pekerjaan;
  • berita acara penyelesaian pekerjaan;
  • berita acara serah terima barang dan jasa;
  • berita acara pembayaran;
  • surat jaminan bank;
  • surat referensi/keterangan bank;
  • jaminan pembayaran dari bank yang sama dengan bank RKUD;
  • surat pernyataan kesanggupan dari pihak lain/rekanan untuk menyelesaikan pekerjaan seratus persen sampai dengan berakhir masa kontrak;
  • dokumen lain yang dipersyaratkan untuk kontrak – kontrak yang dananya sebagian atau seluruhnya bersumber dari penerusan pinjaman/hibah luar negeri.

Kelengkapan dokumen pengadaan di atas disesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan jenis atau sifat pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. Berikut ini dilampirkan ilustrasi bentuk dokumen berita acara pemeriksaan barang/jasa yang dapat dijadikan rujukan DI DOWNLOAD DISINI.

Untuk efektifitas prosedur penerimaan hasil pengadaan barang/jasa maka penulis berpendapat bahwa khusus untuk jenis pengadaan yang sederhana, (seperti pengadaan ATK, Foto copy, Jilid dan lain-lain), yang memerlukan waktu pemeriksaan sampai dengan 1 (satu) hari kerja maka cukup dengan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) seperti gambar KKP diatas, tetapi untuk jenis pengadaan yang membutuhkan waktu pemeriksaan paling sedikit diatas 1 (satu) hari kerja maka dibutuhkan dokumen berita acara pemeriksaan tersendiri untuk sampai pada penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Hasil Pekerjaan pengadaan barang/jasa.

VIII. PENUTUP

Meskipun beberapa Dokumen pengadaan barang/jasa bukan merupakan persyaratan pembayaran tetapi semua tahapan formil dan materil menjadi bagian administrasi pekerjaan yang dapat menjadi data dan bukti dukung terhadap akuntabilitas pekerjaan dan sewaktu-waktu apabila diperlukan seperti untuk kepentingan audit, sehingga pengelolaan dokumentasi yang baik harus dilakukan.

Demikian pokok-pokok pemikiran perubahan Modul Penerimaan Hasil Pengadaan ini dibuat dengan harapan agar dapat memudahkan PPK dalam melaksanakan tugasnya dengan baik, Meskipun demikian disadari bahwa usulan perubahan modul penerimaan hasil pengadaan perlu upaya perbaikan terus menerus seiring dengan berjalannya waktu dan sangat tergantung bagaimana PPK kreatif dan melakukan inovasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam rangka mewujudkan tujuan pengadaan barang/jasa berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan dan etika pengadaan barang/jasa, karena melakukan penerimaan hasil pengadaan barang/jasa merupakan unit kompetensi teknis yang harus dimiliki oleh seorang PPK.

Demikian makalah ini disusun dan dipersembahkan sebagai bahan pemikiran dalam rangka perencanaan perubahan modul penerimaan hasil pengadaan barang/jasa.

Tetap Sehat, Bahagia dan Sukses

Salam Pengadaan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *