Lewat ke baris perkakas

Manajemen Permintaan dan Perencanaan Kolaboratif dalam SCM

Spread the love

Demand Management and Collaborative Planning Part 3

Pengantar

Salam bahagia untuk kita semua, pada kesempatan ini saya akan membagikan sebuah elaborasi dari pembelajaran/kursus online yang saya ikuti dengan judul Manajemen Rantai pasok di  IndonesiaX yang diampu oleh Bapak Nyoman Pujawan, guru besar di bidang Supply Chain Management Engineering dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS), beliau adalah Professor dan penulis buku tentang Supply Chain Mangement, dan memiliki puluhan artikel dalam jurnal  internasional yang membahas berbagai aspek yang terkait dengan Supply Chain Management (SCM). Kursus dilaksanakan selama 4 Minggu, Setiap minggu kita mendengarkan video yang berdurasi  total sekitar 50 menit – 1 jam yang terbagi  dalam  beberapa sesi. Setiap minggu terdapat tes dan pada minggu terkahir terdapat ujian akhir sebagai evaluasi menyeluruh pembelajaran, yang harus diikuti bagi peserta yang ingin mendapatkan sertifikat.

SCM sangat penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dan merupakan materi pengantar dalam kompetensi perencanaan pengadaan barang/jasa sesuai standar kompetensi jabatan pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah. Sehingga saya menganggap penting untuk menulis dan mendiskusikan tema Demand Management and Collaborative Planning yang merupakan bagian dari SCM.

Pola-pola Permintaan

bagaimana kita memastikan dan memprediksi permintaan dengan baik karena pada saat tertentu kita tidak cukup hanya meramalkan saja karena  mungkin saja pola permintaan sangat fluktuatif, meskipun permintaan itu fluktuatif tetapi dapat diprediksi naik turunnya dan terdapat juga permintaan yang cukup stabil dari waktu ke waktu. sehingga kita akan membedakan antara demand forecasting dan Demand Management, yang tentu saja  berbeda.  Apabila perusahaan ingin menjadi  kompetitif maka kemampuan untuk memperkirakan permintaan adalah  sesuatu yang penting.  Jenis produk, Jumlah produk dan pengiriman harus mengikuti prediksi permintaan. Dan aktivitas supply chain akan menyesuaikan seperti produksi dan pengiriman sesuai dengan permintaan.  Tujuannya adalah menciptakan cost yang lebih murah dan responsiveness yang lebih tinggi.

Ada produk yang permintaannya dari waktu ke waktu relatif tidak berubah. Contoh produk garam, Konsumsi garam setiap orang tidak berubah dari waktu ke waktu. Jenis garam yang ada di pasar juga tidak banyak. Sehingga forecast untuk kebutuhan garam, seharusnya tidak terlalu sulit karena polanya relatif stabil dari waktu ke waktu.  Lain halnya untuk produk yang cenderung dibutuhkan pada saat musim hujan seperti payung dan tidak dibutuhkan pada musim kemarau atau musim panas. Ada dampak musiman dari penggunaan atau dari permintaan produk tersebut. ada juga pola permintaan yang memiliki tren dari waktu ke waktu (bisa positif dan negative). Tren artinya  perubahan secara sistematis, dari tahun ke tahun permintaannya naik misalnya 10%, meningkat dari waktu ke waktu. Memiliki tren positif, tetapi ada juga produk yang mungkin sebaliknya yang memiliki tren negatif. ada  juga pola permintaan yang mungkin lebih sulit kita prediksi khususnya untuk produk-produk inovatif, tren permintaannya mungkin kecil dan cepat hilang, karena life cycle pendek. Mungkin juga tren permintaannya sedikit lebih tinggi, sedikit lebih  lama, atau trennya agak  tinggi, agak  panjang, bertahan satu tahun.

Pada produk  seperti sparepart dari mesin yang kebutuhannya jarang karena hanya dibutuhkan ketika mesin perlu diganti maka pola kebutuhannya adalah sporadis.

Esensi Demand Management

forecasting menjadi dasar untuk membuat keputusan jangka panjang, jangka  menengah dan untuk jangka  pendek. Jika kita ingin mendirikan pabrik, kita harus menentukan kapasitanya apakah 2.000 ton, 1.000 ton dst  Tentu saja keputusan ini akan  sangat  bergantung pada prediksi berapa besar permintaan. Karena kita mau investasi pabrik, kita harus memprediksi sampai lima tahun bahkan lebih (long term). forecast yang digunakan untuk kebutuhan jangka menengah adalah forecasting berkisari 1,5 – 2 tahun (medium term). Selanjutnya kegiatan operasional sehari-hari kita akan memproduksi berapa produk, sehari-hari kita mengirim berapa produk, itu didasari atas pemahaman kita tentang berapa kebutuhan produk itu minggu depan, berapa produk itu dibutuhkan dua minggu yang akan datang atau bulan depan. Ramalan permintaan akan digunakan untuk berbagai macam keputusan,sehingga jenis forecasting, tipe yang kita gunakan untuk masing-masing keputusan ini bisa berbeda. Untuk keputusan jangka panjang kita butuh long-term forecast dengan satuan lebih bersifat umum, tidak perlu dilakukan per individual produk,   tetapi dapat diagregasikan dengan seluruh kapasitas yang akan kita sediakan untuk berbagai macam variasi yang akan kita produksi. Namun untuk kebutuhan operasional, kita butuh detail, per jenis produk, per minggu. Jadi detail dari sisi jenis dan sisi waktu. beberapa tipe forecast yang umum digunakan adalah forecast kualitatif dan kuantitatif.

Forecastig Kualitatif berdasarkan pada judgement, pada perkiraan yang banyak tergantung pada pengalaman, pada visi atau perkiraan yang diperoleh dari knowledge atau pengetahuan dari orang yang kita anggap expert, sebagai subjective forecast yang berdasarkan pada keputusan-keputusan kualitatif. Sedangkan untuk kuantitatif, didasarkan pada data, hard data, numbers. kita memperhatikan volume penjualan kita di masa lalu, berapa dari tahun ke tahun, berapa dari bulan ke bulan, angka penjualan dimasa lalu bias kita gunakan untuk meramalkan kebutuhan yang akan  datang. Model objective forecasting atau menggunakan angka atau menggunakan formula.

Untuk kebutuhan spesifik supply chain management, kebanyakan forecast yang dibutuhkan adalah untuk jangka pendek dan jangka menengah. metode forecast yang sering digunakan adalah metode   forecast yang sifatnya obyektif, sehingga kita membutuhkan data masa lalu (historical data) dari data penjualan produk tersebut. Contoh dengan menggunakan pendekatan Rumus Regresi yakni formula yang melihat kaitan antara berapa produk yang akan dijual dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Seperti pengaruh volume penjualan dengan harga, atau hubungan antara harga jual dan faktor-faktor lainnya dengan volume barang yang akan dijual.

Ini disebut causal model, sebuah model kuantitatif. Kategori kedua adalah kategori time series, yakni besaran permintaan yang akan kita ramalkan sepenuhnya dilihat dari fungsi waktu. Ukuran forecasting yang baik adalah yang memilik tingkat akurasi tinggi. Demand management bukan sekedar demand forecast tetapi kita mencoba mempengaruhi permintaan, bagaimana mengelola permintaan. Tidak hanya sekedar meramalkan permintaan tetapi juga kita ingin mempengaruhi permintaan. Kenapa kita perlu mempengaruhi permintaan? Karena meskipun kita dapat memprediksi dengan akurat permintaan, tetapi tidak berarti bahwa kita akan mengikuti begitu saja permintaan tersebut tetapi kita harus memperhatikan cost dan service level. contoh PLN yang sering menghadapi permintaan yang polanya naik turun dalam memasok listrik, pada siang hari kebutuhan listrik lebih rendah dibandingkan dengan pukul 6-10 malam. Ada periode yang disebut sebagai beban puncak dimana demand sangat tinggi. Contoh berikutnya di airline industry (industry jasa penerbangan), jelas akan ada fluktuasi atau naik turun pada jam tertentu, kebutuhan orang  untuk bepergian dari satu kota ke kota lain akan tinggi, atau pada bulan tertentu permintaan tinggi, terjadi fluktuasi demand. Kemampuan memprediksi secara akurat, tidak akan menjawab persoalan karena boleh dikatakan kebutuhan listrik pada pukul 6-10 kapasitas kita untuk memenuhi itu tidak cukup. Maka secara proaktif kita harus mempengaruhi permintaan ini supaya sebagian dari permintaan yang ada di beban puncak, pada periode peak season, dapat pindah ke periode yang lain. Inilah yang disebut sebagai demand management. Demand forecast bersifat reaktif dan mencoba mempengaruhi pelanggan mengikuti pola.  banyak metode secara tradisional sudah dilakukan oleh perusahaan, seperti pricing mechanism (mekanisme harga) dengan memberikan pilihan harga yang berbeda pada saat peak season ke perode yang landai. Meskipun tidak bisa selalu dilakukan untuk setiap industri.

Hal-hal Penting dalam Demand Management

menggunakan instrument Demand Management berupa instrument pricing, maka kita harus menentukan berapa banyak  instrumen pricing akan dilakukan. Berapa diskon yang akan kita berikan, berapa perbedaan harganya. Perlu banyak pertimbangan dan harus diperhitungkan pada saat melakukan atau menggunakan instrumen demand management. Perlu dipahami berapa dampak dari  instrumen yang kita gunakan itu terhadap perubahan permintaan. Misalnya jika harga diturunkan   5%, dampaknya berapa terhadap perpindahan pelanggan yang tadinya akan membeli di periode lain, contoh PLN memberikan diskon 10% pada jam tidak puncak, kira-kira berapa persen demand yang pindah dari beban puncak menuju ke beban atau periode di mana beban itu tidak puncak. Ini membutuhkan data yang akurat dari data histori atau survey. Selanjutnya bagaimana menghubungkan antara program  demand management dengan eksekusi supply chain.

Bagaimana jika pada saat kita promosi harga kemudian kita memperkirakan peningkatan permintaan sebesar 20%, bagaimana menghubungkan rencana supply yang 20% lebih tinggi. apakah jika demand naik  20%, kita punya cukup kapasitas untuk  menangani kenaikan permintaan sebesar 20% itu  atau  kita  mungkin perlu menggunakan external capacity,  kita subkontrakkan ke perusahaan yang lain. Maka koordinasi menjadi sangat penting. Apa pun instrumen demand management yang kita gunakan  dan mengubah pola permintaan, maka semua lini harus disiapkan. Dari belakang sampai ke depan, mereka yang mengirim harus siap dengan tambahan, mereka yang menyimpan harus siap dengan tambahan beban, mereka yang memproduksi juga harus siap, mereka yang memasok material harus siap. Disini dibutuhkan tim lintas fungsi yang harmonis, orang produksi, distribusi, warehouse, pengadaan material termasuk supplier harus bisa mengantisipasi kenaikan, dibutuhkan cross functional  team. Selanjutnya kita perlu melihat dampaknya terhadap cost, contoh ketika bagian  pemasaran melakukan  promosi.  Maka demand meningkat karena promosinya sukses. Lalu kapasitas kita ternyata tidak cukup, akhirnya kita meminta sebagian karyawan untuk lembur. karena kita memproduksi dengan jam lembur, maka biaya akan naik. Atau jika kita tidak punya material, kita akan minta supplier untuk kirim lebih cepat, tentu saja biaya kirim akan lebih tinggi dari biasanya. Program  yang baik karena sudah berhasil meningkatkan demand, tetapi tidak dapat ditanggapi dengan baik sehingga cost kita akan  menjadi  tinggi.

CPFR

Collaborative Planning Forecasting and Replenishment yang disingkat CPFR adalah konsep yang dikembangkan oleh sekumpulan industri yang sifatnya sukarela di Amerika yang menyikapi pentingnya perusahaan yang memproduksi dan perusahaan yang menjual produk untuk berkolaborasi pada level perencanaan, pada saat mereka meramalkan permintaan dan mengkoordinasikan perpindahan barang atau pengisian stok yang kita sebut sebagai Replenishment. Planning adalah bagaimana kedua pihak ini melakukan perencanaan bersama. Forecasting adalah bagaimana kedua belah pihak ini bersama-sama menentukan angka ramalan permintaan. Dan replenishment adalah bagaimana mengkoordinasikan kapan barang dikirim, pada saat stok tersisa berapa barang itu sudah harus dikirim dan lain sebagainya. Kenapa inisiatif seperti CPFR ini penting? Karena dalam supply chain adalah sebenarnya satu tim. Mereka yang  menjual tentu saja mengetahui permintaan pasar lebih baik dibandingkan dengan mereka yang memproduksi dan merekalah yang sehari-hari berhadapan dengan end-customer. Toko seharusnya mengetahui lebih baik mengenai perilaku pelanggan, level kebutuhan dan lain sebagainya dibandingkan dengan  pabrik  yang  mungkin  berada jauh  lokasinya, mungkin juga di negara yang berbeda, yang tidak memahami bagaimana dinamika demand di end-customer terjadi. Oleh karena  itu, diperlukan kolaborasi antara retail, misalnya yang menjual produk memahami karakteristik pelanggan dengan lebih baik, tahu dan memiliki data  permintaan secara detail dari hari ke hari bahkan dari jam ke jam, pabrik yang memproduksi barang  tersebut yang selama ini tidak memiliki akses data permintaan yang ada di end-customer. Sehingga Sinkronisasi ini menjadi sangat penting, Kolaborasi inilah yang diatur dalam model CPFR, Sebelum model ini diperkenalkan, masing-masing bagian memiliki forecast tersendiri. Retail punya perkiraan angka, pabrik punya perkiraan angka. Bisa jadi untuk produk yang sama, untuk area market yang sama, dan untuk periode waktu yang sama, angkanya bisa sangat berbeda. Inilah yang hendak dijembatani oleh inisiatif yang disebut sebagai CPFR.

Ada beberapa prinsip yang menjadi  landasan berpikir dari CPFR. yakni jika kita melakukan kerja sama pada saat meramalkan kebutuhan, maka informasi ini akan mengalir dari satu pihak ke pihak yang lain. Artinya retail tidak menyimpan informasi permintaan untuk dirinya sendiri, informasi itu dibagikan kepada pabrik yang juga perlu memiliki informasi untuk menentukan kapasitas dan keputusan produksi, Jadi ada joint forecast diantara keduanya dan angka itu ketika sudah disetujui akan menjadi dasar bagi masing-masing pihak untuk menentukan aktivitas mereka masing-masing.  Tentu saja hal yang seperti ini menjadi sangat penting jika terdapat instrumen demand management dalam upaya mengelola permintaan. Contohnya ketika Retail melakukan promosi, tidak selalu pabrik yang menentukan kapan barang itu didiskon, diatur dengan harga  berapa dan sebagainya, tidak selalu pabrik yang menentukan itu.  Ada kala ketika retail sedang ulang tahun,  mereka  ingin menawarkan program promosi untuk beberapa produk akan diberikan diskon harga yang tentu saja akan meningkatkan penjualan atau permintaan dari produk tersebut. Jika ini adalah program retail, dan pabrik tidak tahu dan tidak dapat informasi. Maka pabrik  tidak bisa menyiapkan kapasitas yang lebih banyak. Model ini diatur dalam CPFR. Satu hal lagi adalah exception management dimana Masing-masing pihak boleh meramalkan sendiri di awal, Retail boleh mengeluarkan angka, pabrik juga boleh mengeluarkan angka ramalan. Namun kemudian angka tersebut dibandingkan. Jika misalnya ada yang angkanya 1000 dan 500, maka perbedaannya terlalu besar. Maka keduanya harus merundingkan berapa angka logis yang sebenarnya. pada saat merundingkan harga maka akan terjadi sharing informasi, perundingan angka dari yang selisihnya besar menjadi lebih kecil sehingga bisa diterima oleh kedua belah pihak, itu yang disebut sebagai exception management.

Angkanya tentu saja tidak harus sama. Katakanlah, pabrik meramalkan 850, tapi retail berakhir dengan angka 830, jadi itu di bawah batasan perbedaan yang bisa diterima, maka masing-masing divisi bisa berjalan. konsep ini kita sebut sebagai exception management.

Demand and supply management, intinya adalah joint forecast.  Tentu akan banyak sekali pertemuan  yang harus dilakukan di sana, penyamaan persepsi, penyamaan format  data dan sebagainya. Sifatnya akan sangat teknis, rapat bisa dilakukan berkali-kali dalam satu bulan antara kedua belah pihak. Selanjutnya adalah fase eksekusi, Sebelumnya adalah fase perencanaan. Forecast adalah satu elemen dari proses perencanaan. Fase eksekusi terkait dengan kapan barang dikirim, intinya adalah replenishment process, artinya yang terkait dengan pabrik mengirim barang kepada pelanggan, pabrik mengirim barang ke toko atau ke retail. Selanjutnya adalah fase analisis yang intinya adalah  melihat, jika kita sudah tiga bulan bersama-sama melakukan forecast secara kolaboratif dengan metode CPFR, apakah masih ada bias? Kenapa keakuratan forecast masih rendah? Kira-kira faktor apa yang belum kita masukkan?  Adakah hal penting yang kita lewatkan?  Di situ ada proses assessment, evaluasi untuk perbaikan yang kita lakukan pada fase berikutnya. Jadi model CPFR adalah model yang kental dengan nuansa continuous improvement.

VMI

Vendor Managed Inventory (VMI) adalah mengalihkan tanggungjawab pengelolaan persediaan kepada vendor. secara tradisional, kita sebagai pembeli yang memesan barang, menentukan berapa permintaan kita, kapan barang dikirim dan sebagainya, maka di sini, vendor managed inventory yang bertanggungjawab atau keputusan itu dilakukan atau diambil oleh pemasok/vendor. Pembeli hanya menyediakan data stok atau berapa inventory yang  tersedia atau yang tersisa, kemudian berapa kebutuhan dalam sehari. Berbekal dua informasi itu, vendor akan menentukan kapan dia akan mengirim, jumlahnya berapa dan sebagainya.

Disamping pemindahan tanggungjawab, disini juga ada sharing informasi. Jadi esensi dari vendor managed inventory adalah bagaimana lebih reaktif atau lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, yaitu dengan cara sharing informasi, kemudian keputusan itu pindah dari buyer kepada vendor. Itulah esensi yang yang kita sebut sebagai vendor managed inventory.

Demikian ulasan saya tentang Demand Management dan Collaborative Planning sebagai elaborasi pembelajaran yang saya ikuti, semoga bermanfat. Sampai jumpa.

Related Post

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *