RAPAT PERSIAPAN PENANDATANGANAN KONTRAK

Hari ini, Senin 15 Maret 2021, saya mendapatkan undangan menghadiri rapat persiapan penandatangan kontrak dalam kapasitas sebagai tim pendukung (peneliti kontrak) yang diangkat berdasarkan surat keputusan Pengguna Anggaran (PA), tugas saya adalah memberikan dukungan teknis dan administrasi terkait dengan finalisasi rancangan kontrak dan memberikan pertimbangan teknis bilamana ada perubahan kontrak dalam masa kontrak sampai dengan penutupan kontrak.

Pada saat rapat persiapan penandatanganan kontrak tersebut, saya diberi kesempatan untuk berbicara sebagai personil pendukung PA, pada kesempatan yang berharga itu saya menyampaikan hal-hal yang saya anggap penting untuk dipahami secara bersama-sama baik oleh Pejabat Penandatangan Kontrak dalam hal ini PA maupun oleh calon penyedia, Hal-hal tersebut saya sampaikan secara garis besar, dan untuk pembelajaran maka dalam tulisan ini saya sisipkan materi dan referensi dari berbagai sumber.

Paket pekerjaan ini masuk dalam kuadran bottleneck dalam Supply Positioning Model (SPM) nilai paket hasil negosiasi pokja pemilihan tergolong kecil (1,4 M) tetapi rencana proses akuisisi barang ini tergolong berisiko tinggi, karena menyangkut barang import dengan spesifikasi khusus.

Materi Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak

Dalam ketentuan Dokumen pemilihan diatur bahwa; Setelah SPPBJ diterbitkan, Pejabat Penandatangan Kontrak melakukan  rapat  persiapan  penandatanganan  kontrak dengan Calon Penyedia dengan membahas hal-hal sebagai berikut:

  1. finalisasi rancangan   kontrak   dengan   memeriksa konsep     Kontrak     meliputi     substansi,     bahasa, redaksional, angka dan huruf serta membubuhkan paraf pada setiap lembar Dokumen Kontrak;
  2. memeriksa kelengkapan    dokumen     pendukung kontrak, antara lain: kesesuaian/keberlakuan pernyataan dalam Data Isian Kualifikasi, Jaminan Pelaksanaan, dan dokumen lainnya;
  3. merencanakan waktu   penandatanganan   kontrak; dan/atau
  4. memeriksa hal-hal   lain   yang   telah   diklarifikasi dan/atau dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran.

Pejabat Penandatangan Kontrak dan Calon Penyedia tidak diperkenankan mengubah substansi Dokumen Pemilihan, Dokumen Penawaran, dan Hasil Pemilihan kecuali mempersingkat jangka waktu pelaksanaan pekerjaan.

RANCANGAN KONTRAK

Meskipun saya tidak terlibat pada saat penyusunan rancangan kontrak ini, tetapi untuk mendapatkan pemahaman tentang kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah, ada baiknya kita membahas dulu pengertian dan defenisi kontrak.

Menurut  International Trade Center (2010), Kontrak (contract) adalah sebuah perjanjian hukum antara dua pihak atau lebih yang bermaksud untuk membuat suatu hubungan resmi yang berlaku menurut hukum. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, Kontrak Pengadaan Barang/Jasa adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan Penyedia atau pelaksana Swakelola.

Unsur-unsur  Dalam Kontrak (Elements of Contract)

Baik ITC (2010) ataupun referensi lain seperti  Institute for Supply Management (ISM,2008) menerangkan bahwa kontrak mempunyai empat unsur dasar (four basic elements) yaitu:

  1. Penawaran dan penerimaan (offer and acceptance) Penawaran adalah proposal yang diajukan oleh kedua belah pihak atau lebih untuk kemudian dilanjutkan ke suatu hubungan kontrak. Sedangkan penerimaan adalah suatu indikasi bahwa pihak-pihak yang melakukan kontrak menerima semua syarat dan ketentuan secara mengikat.
  2. Pertimbangan (consideration), Pertimbangan adalah suatu persyaratan resmi untuk membuat suatu kontrak yang sah, dimana adanya pertukaran antara suatu yang berharga dengan suatu yang berharga lainnya.
  3. Kompetensi untuk membuat perjanjian (competent parties) Persyaratan resmi yang harus dipenuhi untuk membuat suatu kontrak yang sah terkait dengan usia, kapasitas mental, dan otoritas.
  4. Memenuhi aturan hukum (Legality Purpose) Persyaratan resmi yang harus dipenuhi untuk membuat suatu kontrak yang sah adalah mengikuti aturan dan undang-undang yang berlaku dan tidak melanggar suatu hukum atau kebijakan publik.

ASAS-ASAS HUKUM KONTRAK  (Contract Law Principles)

Menurut KUH Perdata (Burgerlijk Wetboek voor Indonesie) terdapat 5 (lima) asas penting yang menjadi landasan dalam kontrak secara hukum yaitu:

  1. Asas kebebasan berkontrak (freedom of contract)

Asas kebebasan berkontrak mengandung pengertian bahwa setiap orang bebas membuat suatu perjanjian. Asas kebebasan berkontrak dapat dianalisis dari ketentuan Pasal 1338 ayat (1) KUH Perdata, yang berbunyi: “Semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya.” Pasal 1338 KUH Perdata mengandung beberapa asas-asas kontrak. Kata “semua” menunjukan bahwa setiap orang bebas untuk menyatakan keinginan yang diperlukan untuk membentuk perjanjian. Asas ini merupakan suatu asas yang memberikan kebebasan kepada para pihak untuk:

1). Membuat atau tidak membuat perjanjian;

2). Mengadakan perjanjian dengan siapa pun;

3). Menentukan isi perjanjian, pelaksanaan, dan persyaratannya, serta

4). Menentukan bentuk perjanjiannya apakah tertulis atau lisan.

Asas ini dibatasi dengan ketentuan dalam Pasal 1320 KUH Perdata yaitu isi dari kontrak tidak boleh melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku, kepatutan dan ketertiban umum.

  1. Asas konsensualisme (concensualism)

Asas konsensualitas dapat disimpulkan dalam Pasal 1320 ayat (1) KUH Perdata, pada pasal tersebut ditentukan bahwa salah satu syarat sahnya perjanjian adalah adanya kata kesepakatan antara kedua belah pihak. Asas ini merupakan asas yang menyatakan bahwa perjanjian pada umumnya tidak diadakan secara formal, melainkan cukup dengan adanya kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan adalah persesuaian antara kehendak dan pernyataan yang dibuat oleh kedua belah pihak.

Asas konsensualisme muncul diilhami dari hukum Romawi dan hukum Jerman. Di dalam hukum Jerman tidak dikenal istilah asas konsensualisme, tetapi lebih dikenal dengan sebutan perjanjian riil dan perjanjian formal. Perjanjian riil adalah suatu perjanjian yang dibuat dan dilaksanakan secara nyata (dalam hukum adat disebut secara kontan). Sedangkan perjanjian formal adalah suatu perjanjian yang telah ditentukan bentuknya, yaitu tertulis (baik berupa akta otentik maupun akta bawah tangan). Dalam hukum Romawi dikenal istilah contractus verbis literis dan contractus innominat. Yang artinya bahwa terjadinya perjanjian apabila memenuhi bentuk yang telah ditetapkan. Asas konsensualisme yang dikenal dalam KUH Perdata adalah berkaitan dengan bentuk perjanjian.

  1. Asas kepastian hukum (pacta sunt servanda)

Asas pacta sunt servanda atau sering disebut dengan asas kepastian hukum merupakan asas yang berhubungan dengan akibat perjanjian. Asas pacta sunt servanda merupakan asas bahwa perjanjian mengikat para pihak yang membuatnya sebagaimana layaknya sebuah undang-undang. Hakim atau pihak ketiga harus menghormati substansi kontrak yang dibuat oleh para pihak. Mereka tidak boleh melakukan intervensi terhadap substansi kontrak yang dibuat oleh para pihak. Asas pacta sunt servanda dapat disimpulkan dalam ketentuan Pasal 1338 ayat (1) KUH Perdata, yang berbunyi: “Semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya.” Kata “bagi mereka yang membuatnya”  menunjukan bahwa perjanjian memiliki kekuatan mengikat para pihak yang membuatnya.  Dalam perkembangan selanjutnya asas pacta sunt servanda diberi arti sebagai pactum, yang berarti sepakat yang tidak perlu dikuatkan dengan sumpah dan tindakan formalitas lainnya. Sedangkan istilah nudus pactum sudah cukup dengan kata sepakat saja.

  1. Asas itikad baik (good faith) dan

Asas itikad baik tercantum dalam Pasal 1338 ayat (3) KUH Perdata yang berbunyi: “Perjanjian harus dilaksanakan dengan itikad baik.” Asas ini merupakan asas bahwa para pihak, yaitu pihak kreditur dan debitur harus melaksanakan substansi kontrak berdasarkan kepercayaan atau keyakinan yang teguh maupun kemauan baik dari para pihak.  Asas itikad baik terbagi menjadi dua macam, yakni itikad baik nisbi dan itikad baik mutlak. Pada itikad yang pertama yaitu itikad baik nisbi, seseorang memperhatikan sikap dan tingkah laku yang nyata dari subjek. Pada itikad yang kedua yaitu itikad baik mutlak, penilaian terletak pada akal sehat dan keadilan serta dibuat ukuran yang obyektif untuk menilai keadaan (penilaian tidak memihak) menurut norma-norma yang objektif.

  1. Asas kepribadian (personality).

Asas kepribadian tercantum dalam KUH Perdata pasal 1315 dan pasal 1340 merupakan asas yang menentukan bahwa seseorang yang akan melakukan kontrak hanya untuk kepentingan perorangan.   Asas ini merupakan landasan bahwa dalam melakukan kontrak seseorang dapat mewakili dirinya pribadi atau suatu badan yang sah secara hukum.  Di samping itu kontrak hanya berlaku kepada pribadi dari pihak-pihak yang membuat kontrak tersebut.

Syarat Sah Suatu Kontrak (Pasal 1320 KUH Perdata)  

Dalam hukum Indonesia berdasarkan Buku Ketiga KUH Perdata tentang syarat-syarat terjadinya suatu perjanjian yang sah adalah sebagai berikut:

Syarat Subyektif

  1. Sepakat mereka yang mengikatkan diri Syarat sahnya perjanjian adalah adanya kesepakatan atau consensus yang ditandai dengan perasaan rela atau ikhlas di antara para pihak pembuat perjanjian mengenai hal-hal yang dituangkan di dalam isi perjanjian. Kesepakatan ini diatur dalam Pasal 1320 ayat (1) KUH Perdata. Adapun yang dimaksud dengan kesepakatan adalah penyesuaian pernyataan kehendak antara satu orang atau lebih dengan pihak lainnya.
  2. Kecakapan/Kemampuan untuk membuat suatu perikatan Kecakapan/kemampuan bertindak merupakan penjabaran dari cakap hukum, yaitu kecakapan atau kemampuan untuk melakukan perbuatan hukum bagi orang-orang yang oleh hukum dinyatakan sebagai subjek hukum. Perbuatan hukum adalah perbuatan yang akan menimbulkan akibat hukum. Orang yang tidak berwenang melakukan perbuatan hukum adalah:
    • Anak di bawah umur (belum dewasa);
    • Orang yang berada di bawah pengampunan;
    • Perempuan yang ditetapkan oleh undang-undang, yaitu perempuan yang sudah menikah dan tidak didampingi suaminya. Namun, ketentuan ini sudah tidak berlaku lagi sekarang sehingga perempuan yang bersuami pun dianggap telah cakap menurut hukum untuk membuat perjanjian (UU Perkawinan RI No. 1 Tahun 1974).

Syarat Obyektif

  • Suatu hal tertentu

Rumusan Pasal 1320 ayat (3) KUH Perdata menyebutkan untuk sahnya perjanjian memerlukan syarat, “Suatu hal tertentu”. Suatu hal tertentu yang dimaksud adalah harus adanya objek perjanjian yang jelas. Objek perjanjian ini dapat dikaitkan dengan ketentuan yang terdapat di dalam Pasal 1234 KUH Perdata yang berbunyi, “Tiap-tiap perikatan adalah untuk memberikan sesuatu, untuk berbuat sesuatu, atau untuk tidak berbuat sesuatu”.

  • Sebab yang halal

Dalam Pasal 1320 KUH Perdata tidak dijelaskan pengertian oorzaak (causa yang halal). Di dalam Pasal 1337 KUH Perdata hanya disebutkan causa yang terlarang.  Suatu sebab adalah terlarang apabila bertentangan dengan undang-undang, kesusilaan, dan ketertiban umum.

Struktur Kontrak

Rancangan struktur kontrak atau sering disebut anatomi kontrak (contract form) pada suatu proses pengadaan, sebaiknya telah disiapkan pada saat perencanaan pengadaan.  Pada saat proses pemilihan (tender), pembeli biasanya telah melampirkan beberapa dokumen termasuk dalam dokumen rancangan surat perjanjian, yang  diantaranya memuat:

  1. syarat-syarat khusus Kontrak;
  2. syarat-syarat umum Kontrak;
  3. Dokumen Penawaran;
  4. spesifikasi teknis;
  5. gambar-gambar (apabila ada);
  6. daftar kuantitas dan harga (apabila ada); dan
  7. dokumen lainnya

Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

SSUK Merupakan bagian integral dari suatu kontrak yang memuat syarat dan kondisi secara umum (tidak dikhususkan untuk satu transaksi). SSUK merupakan standar organisasi dalam melaksanakan pengadaan, Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK) Paling tidak memuat; pembayaran, harga, personil, penilaian pekerjaan sementara, kewajiban para pihak, jadwal pelaksanaan pekerjaan, klausul-klausul lain; kemungkinan potensi masalah yang bisa terjadi. Dalam penanganan perselisihan pada pelaksanaan kontrak, yang perlu diperhatikan adalah hal-hal sebagai berikut:

  1. Penetapan hukum yang akan dipakai dan berlaku jika terjadi perselisihan
  2. Pemahaman yang sama terhadap tugas dan tanggung jawab yang tertulis dalam dokumen kontrak
  3. Pemahaman yang sama terhadap hukum yang dipilih dan berlaku didalam melaksanakan kontrak
  4. Kemudahan dalam memperoleh informasi pada hukum yang berlaku dan kemampuan untuk meletakkan landasan-landasan hukum yang berlaku ke dalam kontrak.
  5. Memilih hukum yang tepat dalam penanganan perselisihan dan sangat penting dalam pembuatan kontrak. Hal yang perlu diperhatikan dalam jaminan adalah
  6. masa berlaku,
  7. besarnya jaminan,
  8. metode pencairan jaminan apabila pihak penjamin tidak melaksanakan kewajiban.
  9. Dalam pengadaan barang melalui impor atau ekspor, beberapa metode pengiriman barang mensyaratkan adanya asuransi.

Rancangan Kontrak

Penyusunan rancangan kontrak sesungguhnya sekarang lebih mudah karena telah diatur dalam Peraturan Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP Nomor 3 Tahun 2018 tentang Standar dokumen pemilihan melalui tender, seleksi dan tender cepat untuk pengadaan barang/jasa lainnya/jasa konsultansi, standar rancangan kontrak tersebut tetap harus diperhatikan bilamana ada hal-hal yang harus dicantumkan didalam kontrak.

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

  1. Validasi Rancangan Dokumen Kontrak, berdasarkan:
  • Jenis Kontrak PBJ
  • Syarat – Syarat Kontrak PBJ
  • Hak Dan Kewajiban Pihak Yang Berkontrak
  1. Validasi Isi/Materi Rancangan Kontrak, terhadap:
  • Struktur Dan Isi Kontrak
  • Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ dan Berita Acara Negosiasi
  1. Verifikasi Jaminan Pelaksanaan
  2. Validasi Urutan Hierarki Bagian-Bagian Dokumen Kontrak

Pertimbangan pemilihan Jenis Kontrak, jenis kontrak yang digunakan sangat tergantung bagaimana kita memahami dan mengetahui secara pasti;

  • jenis barang/jasa yang akan dikontrakkan
  • situasi hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia
  • situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak dengan jenis kontrak yang dipilih.
  • Hasil reviiu strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan jenis kontrak yang dipilih.
  • apakah jenis kontrak sesuai dengan jenis barang/jasa, situasi hubungan antar pihak, sesuai dengan strategi pengadaan yang telah kita tetapkan.

Validasi Syarat-Syarat Kontrak PBJ

  • apakah unsur-unsur kontrak telah dipenuhi
  • apakah asas-asas hukum kontrak telah dipenuhi
  • Hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia terhadap kesesuaian dengan syarat-syarat kontrak yang diterapkan dalam dokumen perjanjian.
  • Situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak dengan syarat syarat kontrak yang akan diterapkan dalam perjanjian.
  • Strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan syarat-syarat kontrak yang akan diterapkan.

Bagaimana Proses Memvalidasi Syarat-syarat Kontrak ?

  • Memeriksa dan menguji apakah:
  • Klausul-klausul kontrak dan syarat-syarat yang diterapkan:
  • sesuai dengan jenis barang/jasa dan sifat pekerjaan;
  • sesuai dengan situasi hubungan antar pihak; dan
  • sesuai dengan strategi yang telah dipilih dalam paduan yang kohesif antara satu dengan yang lain
  • Syarat-syarat umum dalam dokumen standar kontrak yang digunakan akan berlaku semua?
  • Syarat-syarat umum yang tidak akan digunakan dan yang memerlukan penguraian lebih lanjut (secara spesifik) sudah dijelaskan dalam syarat-syarat khusus?

Validasi Hak dan Kewajiban para pihak, dengan mencermati segala  hak dan kewajiban para pihak  dalam berkontrak, seperti  tanggung jawab penjual, tanggung jawab pembeli, serta  tanggung jawab penyedia dan pembeli, hak terhadap pembayaran dan hak melakukan sanggahan. Meyakinkan seluruh aspek  tugas dan tanggung jawab telah diserahterimakan dalam bentuk kontraktual dokumen melalui klausul-klausul kontrak seperti pertanggungan, pembebasan dari tuntutan , sanggahan, keadaan kahar, pemutusan kontrak dan lain lain.

Melakukan pengidentifikasian dan penelaahan terhadap semua kemungkinan risiko yang akan timbul disebabkan adanya pemindahan tugas dan tanggung jawab antara pihak

Melakukan pengecekan apakah pemindahan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan melalui kontraktual dokumen telah dilindungi oleh assuransi atau bentuk jaminan lainnya.

Meyakinkan bahwa semua pihak menyadari dan mengetahui semua aspek-aspek di atas dan akan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab melalui suatu pernyataan

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak

  • Apakah dokumen rancangan kontrak telah diberi tanda untuk kemudahan mengakses, mengidentifikasi, melakukan inspeksi dan verifikasi?
  • Apakah dokumen kontrak telah disusun dengan sistematika yang akurat, lengkap yang nanti akan memudahkan penggunaannya pada setiap fase kontrak?
  • Apakah Rancangan Dokumen Kontrak telah diberi nomor, dan jika terjadi revisi dikemudian hari nomor tersebut dapat dipergunakan sebagai nomor panggil
  • Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki dokumen sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?

Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

  • Apakah seluruh isi kontrak telah diidentifikasi mulai dari Judul, Nomor dan tanggal kontrak , Para pihak dalam kontrak , Jenis pekerjaan/barang yang dikontrakkan , Harga kontrak , Persetujuan melakukan kewajiban , Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan , Efektif mulai berlakunya kontrak , Tanda tangan para pihak
  • Apakah seluruh dokumen pendukung kontrak meliputi  hal hal berikut telah tersedia? Syarat – Syarat Umum Kontrak (SSUK), Syarat – Syarat Khusus Kontrak (SSKK), Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar, Daftar kuantitas dan harga; dan Dokumen lainnya.

Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

  • Apakah identifikasi terhadap skema bagian struktur dan isi kontrak yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu bagian pendahuluan, isi dan penutup telah dilakukan
  • Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki dokumen sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?
  • Apakah dokumen telah mempunyai struktur seperti pada Tabel 1 di atas?
  • Apakah semua aspek legal (hukum) telah terakomodasi di dalam isi kontrak?

Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia Apakah seluruh informasi mengenai kebutuhan di dalam kontrak seperti: jenis pekerjaan/penyedia barang, lokasi,sumber dana, harga perkiraan sendiri telah dipahami ? Apakah pengecekan kesesuaian antara strategi pemilihan penyedia yang telah direncanakan dengan pelaksanaan telah dilakukan ? Apakah metode pemilihan seperti  evaluasi kualifikasi dan penyampaian dokumen penawaran telah diverifikasi ?

Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia

  • Apakah verifikasi antara rencana dengan aktualisasi pelaksanaan pemilihan penyedia terkait dengan proses dan tahapan pemilihan penyedia telah sesuai dengan strategi pengadaan?

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak Dengan Berita Acara Negosiasi

  • Apakah pengecekan bahwa semua dokumen rancangan kontrak yang telah dibagikan kepada pihak-pihak mempunyai rujukan, penomoran dan isi yang sama telah dilakukan ? Apakah semua dokumen yang telah dipertukarkan dan telah dilakukan perubahan, tambahan, pengurangan, klausul telah sama-sama dimengerti oleh semua pihak ?.

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak Dengan Berita Acara

  • Apakah penandatanganan berita acara dilakukan oleh personil yang mempunyai otoritas. Sehingga tidak ada sanggahan terhadap keabsahan rancangan dokumen kontrak yang akan ditandatangani? Apakah rancangan dokumen kontrak dengan berita acara yang telah ditandatangani telah dibuat salinan sebagai acuan keduabelah pihak ketika menandatangani dokumen kontrak yang berlaku dikemudian hari?

Verifikasi Jaminan dalam Kontrak

  • Mengidentifikasi dan mengkonfirmasi bahwa institusi yang mengeluarkan jaminan tersebut adalah lembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawab. yakin bahwa jika jaminan itu harus dicairkan, lembaga keuangan itu akan merespons dalam waktu yang telah disepakati untuk menghindari keterlambatan yang dapat berdampak pada pengiriman barang / pekerjaan / jasa
  • beberapa hal penting harus terdapat dalam surat jaminan seperti :

nama kontrak, nama pihak terjamin dan pihak penjamin, nama lembaga yang mengeluarkan surat jaminan, besarnya nilai jaminan, masa berlaku jaminan, dan metode pencarian jaminan jika diperlukan.

  • Melakukan pemeriksaan terhadap kata-kata yang terdapat dalam surat jaminan termasuk apakah ada pengecualian dan/atau pengabaian (exclusions and/or omissions).
  • Jaminan pelaksanaan yang asli diberikan Calon Penyedia sebelum penandatanganan Kontrak. Jaminan Pelaksanaan dikembalikan setelah: penyerahan seluruh pekerjaan; atau penyerahan Sertifikat Garansi. Jaminan Pelaksanaan memenuhi ketentuan sebagai berikut:
  1. diterbitkan oleh Bank Umum, Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi/lembaga keuangan khusus yang menjalankan usaha di bidang pembiayaan, penjaminan, dan asuransi untuk mendorong ekspor Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang lembaga pembiayaan ekspor Indonesia yang mempunyai program asuransi kerugian (suretyship) sebagaimana ditetapkan oleh lembaga yang berwenang;
  2. masa berlaku Jaminan Pelaksanaan sejak tanggal penandatanganan Kontrak sampai serah terima Barang sebagaimana tercantum dalam LDP;
  3. nama Penyedia sama dengan nama yang tercantum dalam surat Jaminan Pelaksanaan;
  4. besaran nilai Jaminan Pelaksanaan tidak kurang dari nilai jaminan yang ditetapkan;
  5. besaran nilai Jaminan Pelaksanaan dicantumkan dalam angka dan huruf;
  6. nama Pejabat Penandatangan kontrak yang menerima Jaminan Pelaksanaan sama dengan nama Pejabat Penandatangan kontrak sebagaimana tercantum di dalam LDP;
  7. paket pekerjaan yang dijamin sama dengan paket pekerjaan yang tercantum dalam SPPBJ;
  8. Jaminan Pelaksanaan harus dapat dicairkan tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai Jaminan dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja, setelah surat pernyataan wanprestasi dari Pejabat Penandatangan kontrak diterima oleh pihak penjamin;
  9. Jaminan Pelaksanaan atas nama Kemitraan ditulis atas nama Kemitraan; dan
  10. memuat nama, alamat, dan tanda tangan pihak penjamin.

Pejabat Penandatangan kontrak mengkonfirmasi dan mengklarifikasi secara tertulis substansi dan keabsahan/keaslian Jaminan Pelaksanaan kepada pihak penjamin. Kegagalan calon Penyedia yang ditunjuk untuk menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebelum penandatanganan Kontrak dianggap mengundurkan diri. Jaminan Pelaksanaan yang dicairkan disetorkan ke Kas Negara/Kas Daerah oleh pejabat yang berwenang. Ketentuan lebih lanjut mengenai pencairan Jaminan Pelaksanaan diatur dalam Syarat-Syarat Umum Kontrak.

Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak

  • Apakah pengujian semua risiko risiko yang akan mungkin timbul telah teridentifikasi dengan lengkap ?
  • Apakah penelaahan terhadap :

pengelolaan risiko mulai dari rencana dan strategi pengelolaan sampai dengan akibat yang ditimbulkan secara kualitatif dan kuantitatif untuk menentukan besarnya nilai jaminan dan asuransi telah dilakukan?

  • Apakah analisa dua tujuan yang berbeda dan sering bertentangan mengenai biaya terendah dan perlindungan yang maksimal terhadap entitas pengadaan telah dicapai dengan nilai yang optimum?
  • Apakah pengecekan rancangan surat jaminan dan metode pembayaran jaminan dari penyedia atau kepada penyedia telah dibuat dan ditetapkan?
  • Apakah penelaahan terhadap rencana pengelolaan jaminan dan bagaimana cara penyimpanan serta pengembalian jaminan dokumen yang telah selesai digunakan telah dilakukan?
  • Apakah institusi yang mengeluarkan jaminan tersebut adalah lembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawab telah dilakaukan?.
  • Apakah lembaga keuangan itu akan merespons dalam waktu
  • Melakukan review terhadap semua dokumen baik yang bersifat teknis atau komersial. Sehingga mendapatkan gambaran tentang prioritas kepentingan yang ada dalam dokumen kontrak mulai dari spesfikasi barang/jasa, kuantitas, kualitas, rencana kontrak, pelaksanaan kontrak, pengendalian kontrak sampai dengan penutupan kontrak.

Validasi Urutan Hierarki Bagian-Bagian Dokumen Kontrak

  • Menentukan basis atau landasan utama dari permintaan pengguna. terutama yang berkaitan dengan spesifikasi, komersial dan aspek hukum. Sehingga bisa dihasilkan hierarki dokumen kontrak yang telah memenuhi berbagai aspek terutama aspek teknis, komersil dan hukum.
  • Menetapkan hierarki dokumen-dokumen secara tertulis dalam dokumen kontrak.
  • Menjaga konsistensi dari penggunaan hierarki dokumen yang telah ditetapkan.
  • Meyakinkan bahwa semua pihak mempunyai interpretasi atau pemahaman yang sama terhadap hierarki dokumen kontrak yang telah ditetapkan.

Dalam rancangan kontrak pada tahap persiapan pengadaan telah ditetapkan hierarki kontrak yang dituangkan juga dalam dokumen pemilihan, hierarki kontrak pengadaan barang, adalah sebagai berikut;

  1. adendum/perubahan Kontrak (apabila ada);
  2. Kontrak;
  3. syarat-syarat khusus Kontrak;
  4. syarat-syarat umum Kontrak;
  5. Dokumen Penawaran;
  6. spesifikasi teknis;
  7. gambar-gambar (apabila ada);
  8. daftar kuantitas dan harga (apabila ada); dan
  9. dokumen lainnya seperti: jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP.

Persiapan Penandatanganan Kontrak

  1. Pengesahan interen (Internal Approval); mekanisme organisasi pengadaan melakukan sistem approval secara internal
  2. Pencetakan dokumen kontrak
  3. Koordinasi semua pihak yang akan menandatangani kontrak
  4. Meyakinkan semua pihak mengerti tentang isi kontrak dan mekanisme perubahan
  5. Dokumen kontrak yang benar benar bersih dan siap untuk ditandatangani, tidak ada lagi coretan atau catatan dalam dokumen kontrak
  6. Melengkapi dokumen kontrak yang akan ditandatangani dengan pelengkap seperti materai dan stemple/cap organisasi
  7. Pihak-pihak harus memutuskan, siapa yang akan menandatangani terlebih dahulu (jika dilakukan jarak jauh, atau secara surat menyurat). Hal ini tentu tidak perlu jika dilakukan berhadapan/bersamaan dalam satu tempat.
  8. Dalam keadaan jarak jauh, maka kirimkan 2 salinan atau lebih kontrak kepada pihak lain. Setelah ditandatangani oleh seluruh pihak, maka 1 salinan asli harus diberikan kepada pihak lain lengkap

Tata Cara Pendokumentasian kontrak

Dokumen Format Kontrak (Contract Form)/rancangan kontrak, Dokumen Pelaksanaan Kontrak, Dokumen Penerimaan Hasil pelaksanaan kontrak dan semua Dokumen lampiran harus dipelihara dan didokumentasikan dengan baik, sehingga kedepan dokumen ini yang akan bersaksi.

Penutup

Semoga kontrak ini dapat terlaksana dengan baik sehingga tujuan organisasi dan tujuan pengadaan dapat terwujud, upaya terbaik telah dilakukan dan layanan maksimal telah diberi, hanya kepada Tuhan yang maha Kuasa tempat kita berserah diri atas semua ikhtiar.

Tetap sehat, bahagia dan sukses!!!

Salam Pengadaan.

 

Referensi :

  1. Peraturan Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP Nomor 3 Tahun 2018 tentang Standar dokumen pemilihan melalui tender, seleksi dan tender cepat untuk pengadaan barang/jasa lainnya/jasa konsultansi
  2. Buku Informasi Unit Kompetensi 17 Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berdasarkan SKKNI 2016, LKPP 2017

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *