TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA

Pengadaan Barang Jasa di Desa

Mengapa pengadaan barang/jasa di desa dipisahkan dan diatur tersendiri serta tidak termasuk dalam pengadaan barang/jasa yang dikecualikan dari ketentuan  Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah terakhir dengan  Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021?, padahal Anggaran belanja Desa juga bersumber sebahagian besar dari APBN dan APBD. Pada lampiran II  Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2018 tentang pedoman PBJ yang dikecualikan pada PBJ Pemerintah tidak tercantum PBJ di Desa merupakan bagian pengadaan barang/jasa yang dikecualikan, artinya bahwa PBJ di Desa tetap harus tunduk dan patuh dengan ketentuan yang diatur dalam Perpres 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres 12 Tahun 2021, namun pengaturannya secara teknis operasional ditetapkan melalui peraturan Bupati/Walikota, yang boleh jadi teknis operasionalnya tidak sebangun dan sejalan dengan mekanisme pengadaan secara umum karena adanya penyesuaian terhadap kondisi sosial budaya masyarakat setempat. Sehingga perlu dilakukan kajian terhadap lingkungan dan organisasi pengadaan di desa dan penyelarasan kebijakan pengadaan ditingkat operasional dengan mempertimbangkan kondisi sosial budaya masyarakat di desa. Kemampuan menelaah lingkungan dan organisasi serta kemampuan menyelaraskan kebijakan pengadaan merupakan kompetensi teknis dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

Penyesuaian dalam pengaturan mengenai tata cara PBJ di Desa tetap harus mengacu kepada kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah yang dirumuskan dan ditetapkan oleh LKPP sebagai satu-satunya lembaga pemerintah yang mempunyai tugas mengembangkan dan merumuskan kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 157 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga LKPP menerbitkan  Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa sebagai pedoman dalam penyusunan tata cara PBJ di Desa. Hal ini sejalan dengan Pasal 52 ayat (6)  Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa, dimana tata cara pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa di Desa diatur dengan Peraturan Bupati/Walikota tentang Pengadaan Barang/Jasa di Desa dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan mengenai Pengadaan Barang/Jasa.

Sehingga dapat dikatakan bahwa dasar pemikiran untuk menempatkan PBJ di Desa sebagai lingkungan dan organisasi pengadaan yang memiliki karakteristik khusus oleh adanya kebutuhan yang bervariasi dan beragam serta adanya prinsip pemberdayaan masyarakat dan gotong royong, maka PBJ di Desa harus diatur dengan pengaturan yang lebih fleksibel, sederhana dan lebih mudah tetapi tetap mengedepankan prinsip transparansi dan akuntabilitas yang tinggi.

Pengadaan Barang Jasa di Desa
Sosialisasi Pengadaan Barang Jasa di Desa Soga Kecamatan Marioriwawo Kabupaten Soppeng Tahun 2021

Pembinaan/pendampingan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Desa
Hari ini, Jumat 26 Maret 2021, saya mendapatkan penugasan dari pimpinan (Kepala UKPBJ), untuk memenuhi permintaan narasumber dalam Pelatihan TPK; Pengadaan Barang/Jasa di Desa Soga Kecamatan Marioriwawo Kabupaten Soppeng. Hal ini merupakan implementasi dari amanah sebagaimana tercantum dalam Pasal 15 ayat (2)  Peraturan LKPP Nomor 12 tahun 2019 tentang Pedoman penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa bahwa “Dalam melaksanakan pembinaan Pengadaan Di Desa, Organisasi Perangkat Daerah yang membidangi urusan Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa melibatkan UKPBJ di kabupaten/kota setempat”.

Disamping itu, Sebagai fungsional pengelola pengadaan barang/jasa memiliki uraian kegiatan/tugas jabatan sebagaimana tertuang didalam  Permenpan RB Nomor 29 tahun 2019 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan barang/jasa, yakni; Melaksanakan pembinaan/pendampingan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Desa pada tahap perencanaan pengadaan, pengelolaan kontrak PBJ dan pelaksanaan swakelola.

DASAR HUKUM

  1. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksana Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.
  2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa
  3. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman penyusunan tata cara pengadaan barang/jasa di desa
  4. Peraturan Bupati Soppeng Nomor 73 Tahun 2020 tentang Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

RUANG LINGKUP
Pemerintahan Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia, Pemerintah Desa adalah Kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa.
Pengadaan Barang/Jasa di Desa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan melalui swakelola dan/atau penyedia barang/jasa, Pengadaan dalam Peraturan ini tidak termasuk pengadaan tanah untuk keperluan Desa.

  • Pengadaan merupakan pelaksanaan Kewenangan Desa yang kegiatan dan anggarannya bersumber dari APB Desa.
  • Kewenangan Desa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang- undangan.
  • Tata cara Pengadaan yang merupakan pelaksanaan Kewenangan Desa dan pembiayaannya bersumber dari APB Desa diatur dalam Peraturan Bupati/Walikota.
  • Peraturan Bupati/Walikota sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disusun dengan berpedoman pada Peraturan Lembaga ini dengan memperhatikan kondisi sosial budaya masyarakat setempat.
Pengadaan Barang Jasa di Desa
Peserta Pelatihan TPK Desa Soga

PRINSIP PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA
Prinsip Pengadaan merupakan sebuah landasan keyakinan yang menjadi acuan bagi tindakan dan pedoman bagi pengaturan dan pelaksanaan pengadaan, Pengadaan barang/jasa di Desa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. efisien, berarti Pengadaan harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum;
b. efektif, berarti Pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya;
c. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh masyarakat dan Penyedia yang berminat;
d. terbuka, berarti Pengadaan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas;
e. pemberdayaan masyarakat, berarti Pengadaan harus dijadikan sebagai wahana pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan desanya;
f. gotong-royong, berarti penyediaan tenaga kerja oleh masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan di desa;
g. bersaing, berarti Pengadaan harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara sebanyak mungkin Penyedia yang setara dan memenuhi persyaratan;
h. adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu; dan
i. akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan Pengadaan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Sehingga dapat dikatakan bahwa PBJ di Desa merupakan Pengadaan yang mengutamakan peran serta masyarakat melalui Swakelola dengan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada di Desa secara gotong-royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat dengan tujuan memperluas kesempatan kerja dan pemberdayaan masyarakat setempat.

Pengadaan Barang Jasa di Desa

ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA
Para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Pengadaan di Desa harus mematuhi etika sebagai berikut:
a. melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan ketepatan tujuan Pengadaan;
b. bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan;
c. tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat persaingan usaha tidak sehat;
d. menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait;
e. menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam Pengadaan;
f. menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan desa;
g. menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi; dan
h. tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan.

PARA PIHAK PBJ DI DESA
Para Pihak Dalam Pengadaan di Desa terdiri atas:
1. Kepala Desa;
2. Kasi/Kaur;
3. TPK (Tim Pelaksana Kegiatan);
4. Masyarakat; dan
5. Penyedia.

TUGAS KEPALA DESA
Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan adalah:

  • menetapkan TPK hasil Musrenbangdes;
  • mengumumkan Perencanaan pengadaan yang ada didalam RKP Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan; dan
  • menyelesaikan perselisihan antara Kasi/Kaur dengan TPK, dalam hal terjadi perbedaan pendapat.

Tugas dan Fungsi Kepala Seksi/Kepala Urusan
Kasi/Kaur mengelola Pengadaan untuk kegiatan sesuai bidang tugasnya.
Tugas Kasi/Kaur dalam mengelola Pengadaan:

  • menetapkan dokumen persiapan Pengadaan;
  • menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK;
  • melakukan Pengadaan sesuai dengan ambang batas nilai dan kegiatan yang ditetapkan Musrenbangdes;
    menandatangani bukti transaksi Pengadaan;
  • mengendalikan pelaksanaan Pengadaan;
  • menerima hasil Pengadaan;
  • melaporkan pengelolaan Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa; dan

menyerahkan hasil Pengadaan pada kegiatan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan. Kasi/Kaur dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani surat perjanjian dengan Penyedia apabila anggaran belum tersedia atau anggaran yang tersedia tidak mencukupi.
Kaur Keuangan tidak boleh menjabat sebagai pengelola Pengadaan.

TPK (Tim Pelaksana Kegiatan)
Di beberapa pengaturan Bupati/Walikota, penulis menemukan adanya kekeliruan dalam penyebutan TPK sebagai Tim Pengelola Kegiatan, sehingga memiliki pengertian yang berbeda dengan Tim Pelaksana Kegiatan. Hal ini dapat berdampak hukum dikemudian hari sehingga perlu diluruskan untuk mencegah penyalahgunaan kewenangan dikemudian hari.
TPK terdiri dari unsur; 1)Perangkat Desa; 2) Lembaga Kemasyarakatan Desa; dan 3) Masyarakat. TPK ditetapkan dengan jumlah personil minimal 3 (tiga) Orang, berdasarkan pertimbangan kompleksitas Pengadaan, personil TPK dapat ditambah sepanjang berjumlah gasal. Organisasi TPK terdiri atas: a) Ketua; b) Sekretaris; dan c) Anggota. Tugas TPK dalam Pengadaan adalah:

  1. melaksanakan Swakelola;
  2. menyusun dokumen Lelang;
  3. mengumumkan dan melaksanakan Lelang untuk Pengadaan melalui Penyedia;
  4. memilih dan menetapkan Penyedia;
  5. memeriksa dan melaporkan hasil Pengadaan kepada Kasi/Kaur; dan
  6. mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan.

Khusus untuk pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan secara Swakelola ditunjuk penanggung jawab teknis pekerjaan dari anggota TPK yang mampu dan memahami teknis kegiatan/pekerjaan konstruksi.
TPK dapat diberikan honorarium yang besarannya memperhatikan kemampuan keuangan Desa.

MASYARAKAT
Peran Masyarakat dalam Pengadaan dilaksanakan dalam bentuk:
a. berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola; dan
b. berperan aktif dalam pengawasan terhadap pelaksanaan Pengadaan.

PENYEDIA
Penyedia di Desa memenuhi persyaratan sebagai berikut:

  • Memiliki tempat/lokasi usaha, (kecuali untuk tukang batu, tukang kayu, dan sejenisnya); memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan;
  • memiliki kemampuan untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan; dan
  • khusus untuk pekerjaan konstruksi, mampu menyediakan tenaga ahli dan/atau peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.

PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Dalam hal terjadi perselisihan antara para pihak dalam Pengadaan, para pihak terlebih dahulu menyelesaikan perselisihan tersebut melalui musyawarah untuk mufakat. Dalam hal penyelesaian perselisihan tidak mencapai mufakat, maka penyelesaian perselisihan dilakukan melalui musyawarah yang dipimpin oleh Kepala Desa. Dalam hal penyelesaian perselisihan tidak tercapai, penyelesaian perselisihan tersebut dapat dilakukan melalui Layanan Penyelesaian Sengketa Kontrak Pengadaan atau pengadilan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

PEMBINAAN, PENGAWASAN DAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
Pembinaan Pengadaan barang/jasa di desa dilakukan oleh organisasi perangkat daerah yang membidangi urusan Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa. Dalam melaksanakan pembinaan Pengadaan, Organisasi perangkat daerah yang membidangi urusan Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa melibatkan UKPBJ di kabupaten/kota setempat. Apabila diperlukan organisasi perangkat daerah yang membidangi urusan Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa dapat berkonsultasi kepada LKPP.
Pengawasan pengelolaan Pengadaan dilaksanakan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan peraturan perundang- undangan. Hasil pengawasan yang memerlukan tindak lanjut, dilaksanakan oleh Bupati/Walikota melalui APIP.
Pengadaan dapat dilakukan secara elektronik sehingga kedepan diharapkan agar terdapat sistem pengadaan secara elektronik di desa yang dapat memudahkan para pihak untuk melaksanakan pengadaan lebih transparan, mudah dan cepat. Tentu dengan sistem pengadaan secara elektronik PBJ di Desa akan lebih akuntabel.

PERENCANAAN PENGADAAN
Perencanaan Pengadaan dilakukan pada saat penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa). Perencanaan Pengadaan yang dimuat dalam RKP Desa meliputi: a. jenis kegiatan; b. lokasi; c. volume; d. biaya; e. sasaran; f. waktu pelaksanaan kegiatan;
g. pelaksana kegiatan anggaran; h. tim yang melaksanakan kegiatan; dan i. rincian satuan harga untuk kegiatan pengadaan yang akan dilakukan.
Hasil Perencanaan Pengadaan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Musrenbangdes dalam penyusunan RKP Desa. Hasil perencanaan pengadaan yang ada di dalam RKP Desa diumumkan oleh Kepala Desa melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa. Pengumuman perencanaan pengadaan paling sedikit memuat: 1) Nama Kegiatan; 2) Nilai Pengadaan; 3) Jenis Pengadaan; 4) Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan); 5) Nama TPK; 6) Lokasi; dan 7) Waktu Pelaksanaan.
Perencanaan Pengadaan menjadi acuan dalam penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Desa dan Rencana Kerja Kegiatan Desa.

PERSIAPAN PENGADAAN

Persiapan Pengadaan secara Swakelola
Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan secara Swakelola berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri dari:
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan;
c. gambar rencana kerja (apabila diperlukan);
d. spesifikasi teknis (apabila diperlukan); dan
e. RAB Pengadaan yaitu RAB yang disusun oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan Swakelola.
Khusus untuk pekerjaan konstruksi, dokumen persiapan Pengadaan melalui Swakelola berupa: a. gambar rencana kerja; b. jadwal pelaksanaan kegiatan; c. spesifikasi teknis;
d. RAB Pengadaan dan Analisa Harga Satuan; dan e. rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan.
Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan RAB Pengadaan yang dihitung dengan menggunakan data/informasi antara lain:
a. Harga pasar di Desa setempat; atau
b. Harga di desa terdekat dari desa setempat.
Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA. Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa. Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan melalui Swakelola.

Persiapan Pengadaan melalui Penyedia
Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan melalui Penyedia berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri atas:
a. waktu pelaksanaan pekerjaan;
b. gambar rencana kerja (apabila diperlukan);
c. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/spesifikasi teknis (apabila diperlukan)/daftar kuantitas dan harga (apabila diperlukan);
d. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
e. rancangan surat perjanjian.
HPS adalah harga perkiraan sendiri yang ditetapkan oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan pengadaan melalui Penyedia dengan merujuk pada harga pasar. Harga pasar diperoleh dengan cara mencari informasi tentang harga barang/jasa di Desa setempat dan/atau desa sekitar lainnya, menjelang dilaksanakannya pemilihan Penyedia. Kasi/Kaur dapat menggunakan harga pasar di desa sekitar, apabila barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat. Kasi/Kaur menentukan harga pasar dengan memperhatikan kondisi sebagai berikut:
a. Dalam hal hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah harga yang ditawarkan Penyedia tersebut.
b. Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah; harga yang paling banyak ditemukan; atau harga yang paling rendah.
Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan HPS yang dihitung dengan cara:
a. Menggunakan data/informasi antara lain; Harga pasar di Desa setempat; atau Harga di desa terdekat dari desa setempat, dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat.
b. Memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
c. Memperhitungkan biaya angkut (jika barang yang diadakan tersebut harus diangkut ke suatu tempat yang memerlukan biaya angkut).
Rancangan surat perjanjian digunakan untuk transaksi yang membutuhkan penjabaran teknis terkait ruang lingkup kegiatan, hak dan kewajiban para pihak, jadwal pelaksanaan kegiatan, dan lain-lain. Dalam hal pelaksanaan Pengadaan dilakukan oleh TPK, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan.

PELAKSANAAN PENGADAAN

A. Pengadaan Secara Swakelola
Swakelola dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur.
Pelaksanaan
a. Swakelola dilaksanakan oleh: 1) TPK; atau 2) TPK dengan melibatkan masyarakat.
b. Pelaksanaan Swakelola dilakukan dengan panduan antara lain:
1) TPK melakukan pembahasan kegiatan yang menghasilkan catatan hasil pembahasan.
2) Apabila diperlukan, TPK menentukan narasumber/ tenaga kerja dengan ketentuan sebagai berikut: a) Narasumber dapat berasal dari masyarakat Desa setempat, organisasi perangkat daerah kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau b) Tenaga kerja diutamakan berasal dari masyarakat Desa setempat.
3) TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan.
4) Dalam melaksanakan kegiatan swakelola, TPK memanfaatkan sarana/prasarana/peralatan/material/ bahan yang tercatat/dikuasai Desa. Dalam hal pelaksanaan Swakelola membutuhkan sarana prasarana/peralatan/material/bahan yang tidak dimiliki/ tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

Pengumuman
Hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Swakelola diumumkan melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa. Untuk pekerjaan konstruksi selain diumumkan pada papan pengumuman Desa, pengumuman hasil pengadaannya dilakukan di lokasi pekerjaan. Pengumuman hasil kegiatan Pengadaan secara Swakelola meliputi:
1) Nama Kegiatan;
2) Nilai Pengadaan;
3) Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
4) Nama TPK;
5) Lokasi; dan
6) Waktu Pelaksanaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

B. Pengadaan Melalui Penyedia
Ketentuan Umum; Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia dilakukan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur dan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola.
Contoh kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola antara lain:
1) pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa;
2) sewa peralatan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;
3) konsultan untuk merencanakan pembangunan kantor Desa; atau
4) konsultan untuk mengawasi pembangunan kantor Desa.
Contoh kebutuhan untuk kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola antara lain:
1) pengadaan komputer, printer, dan kertas;
2) langganan internet;
3) pengadaan alat pengeras suara;
4) sewa tenda;
5) pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau
6) pengadaan traktor.
d. mengutamakan Penyedia dari Desa setempat.
Dalam hal Penyedia memerlukan bahan/alat/material maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat. Untuk pemilihan Penyedia dengan cara Lelang, TPK menyusun dokumen Lelang yang memuat antara lain:
1) ruang lingkup pekerjaan (dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK);
2) Daftar Kuantitas dan Harga;
3) spesifikasi teknis;
4) gambar rencana kerja (apabila diperlukan);
5) waktu pelaksanaan pekerjaan;
6) persyaratan administrasi;
7) rancangan surat perjanjian; dan
8) nilai total HPS.
Persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa surat pernyataan kebenaran usaha. Untuk pengadaan seperti kendaraan bermotor, genset, traktor, dan pengadaan dengan metode Lelang, persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa izin usaha dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Pelaksanaan
Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia dilakukan dengan cara:

1. Pembelian Langsung
Pembelian Langsung; Pembelian langsung adalah metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.
Tata cara Pembelian Langsung adalah sebagai berikut:
(1) Kasi/Kaur/TPK memilih Penyedia;
(2) Kasi/Kaur/TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah; dan
(3) Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran.
Pelaksanaan Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung dapat dilakukan kepada Penyedia yang sama dalam jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran berturut-turut. Setelah jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran, Kasi/Kaur/TPK melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia lain di Desa setempat atau sekitar. Apabila tidak terdapat Penyedia lain yang mampu menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK dapat melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia yang sama.

2. Permintaan Penawaran;
permintaan Penawaran adalah metode Pengadaan dengan membeli/membayar langsung dengan permintaan penawaran tertulis paling sedikit kepada 2 (dua) Penyedia yang dilakukan oleh TPK. Tata cara Permintaan Penawaran adalah sebagai berikut:
(1) TPK meminta penawaran secara tertulis dari minimal 2 (dua) Penyedia. Permintaan penawaran dilampiri dokumen persyaratan teknis (Kerangka Acuan Kerja (KAK), rincian barang/jasa, volume, spesifikasi teknis, gambar rencana kerja (apabila diperlukan), dan/atau waktu pelaksanaan pekerjaan) dan dan/atau formulir surat pernyataan kebenaran usaha;
(2) Penyedia menyampaikan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga disertai surat pernyataan kebenaran usaha;
(3) TPK mengevaluasi penawaran Penyedia;
(4) Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan teknis dan harga;
(5) Dalam hal Penyedia yang lulus lebih dari 1 (satu), maka TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan;
(6) Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
(7) Dalam hal hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah;
(8) Hasil negosiasi harga (tawar-menawar) sebagaimana dimaksud pada angka (6) dan (7), dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi;
(9) Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran dengan Penyedia; dan
(10) Dalam hal di Desa setempat hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, Permintaan Penawaran dapat dilakukan kepada 1 (satu) Penyedia tersebut.

3. Lelang
Lelang adalah metode pemilihan Penyedia untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia yang memenuhi syarat. Tata cara Lelang sebagai berikut:
(1) pengumuman Lelang;
(2) pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang; (3) pemasukan Dokumen Penawaran;
(4) evaluasi penawaran;
(5) Negosiasi; dan
(6) penetapan pemenang.
Dalam melaksanakan Lelang perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Pengumuman Lelang,
TPK mengumumkan Pengadaan dan meminta Penyedia menyampaikan penawaran tertulis. Pengumuman dilakukan melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya di papan pengumuman desa. Pengumuman Pengadaan sekurang-kurangnya berisi:
i) Nama paket pekerjaan;
ii) nama TPK;
iii) lokasi pekerjaan;
iv) ruang lingkup pekerjaan;
v) nilai total HPS;
vi) jangka waktu pelaksanaan pekerjaan; dan
vii) jadwal proses Lelang.
Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan, TPK dapat mengirimkan undangan tertulis kepada Penyedia untuk mengikuti Lelang.
2. Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang,
Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang. TPK memberikan dokumen Lelang kepada Penyedia yang mendaftar.
3. Pemasukan Dokumen Penawaran;
Penyedia menyampaikan penawaran tertulis berisi dokumen administrasi serta penawaran teknis dan harga.
4. Evaluasi Penawaran;
TPK mengevaluasi penawaran Penyedia. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan harga.
5. Negosiasi;
Dalam hal terdapat hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia yang lulus menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
6. Penetapan Pemenang
TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan. Transaksi dituangkan dalam bentuk surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran dengan penyedia
Jenjang nilai Pengadaan melalui Penyedia
1) Pembelian Langsung, dilaksanakan untuk Paket Pengadaan sampai dengan Rp 10.000.000,00 ( sepuluh juta rupiah).
2) Permintaan Penawaran, dilaksanakan untuk Paket Pengadaan sampai dengan Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
3) Lelang, dilaksanakan untuk Paket Pengadaan diatas Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Jenjang nilai Pengadaan dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

Pengadaan Barang Jasa di Desa

PENGENDALIAN
Kasi/Kaur melaksanakan tugas pengendalian pelaksanaan kegiatan Swakelola meliputi antara lain: 1) kemajuan pelaksanaan kegiatan; dan/atau 2) penggunaan narasumber/tenaga kerja, sarana prasarana/peralatan dan material/bahan. Berdasarkan hasil pengendalian, Kasi/Kaur melakukan evaluasi kegiatan Swakelola. Apabila dalam hasil evaluasi kegiatan Swakelola ditemukan ketidaksesuaian, Kasi/Kaur meminta TPK untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Kasi/Kaur melakukan pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi. Dalam hal terjadi perbedaan antara target dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur memerintahkan Penyedia untuk melaksanakan perbaikan target dan realisasi pelaksanaan pekerjaan. Apabila Penyedia tidak mampu mencapai target yang ditetapkan maka Kasi/Kaur dapat memberi sanksi kepada Penyedia sebagaimana tercantum dalam bukti transaksi.
Bukti Transaksi
a. Bukti transaksi Pengadaan terdiri atas:
bukti pembelian (contoh: setruk, nota, kuitansi); dan surat perjanjian.
b. Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada huruf a digunakan untuk Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran.
Perubahan Surat Perjanjian
Perubahan Surat Perjanjian dilakukan dalam hal terjadi keadaan kahar; atau terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK. Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK, Kasi/Kaur bersama Penyedia melakukan perubahan surat perjanjian yang meliputi perubahan:
1) spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan;
2) volume; dan/atau
3) jadwal pelaksanaan.
Dalam hal perubahan surat perjanjian memerlukan perubahan anggaran, Kasi/Kaur dapat melakukan perubahan surat perjanjian setelah dilakukan penyesuaian dokumen anggaran. Penyesuaian dokumen anggaran berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan keuangan desa. Perubahan Surat Perjanjian dilakukan Kasi/Kaur dengan persetujuan oleh Kepala Desa.
Pengumuman
TPK mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Penyedia di media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman di kantor Desa. Pengumuman kepada masyarakat, hasil Pengadaan melalui Penyedia dengan metode Permintaan Penawaran dan Lelang meliputi: Nama Kegiatan; Nama Penyedia; Nilai Pengadaan; Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan); Lokasi; dan Waktu penyelesaian pekerjaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

PELAPORAN DAN SERAH TERIMA
TPK melaporkan kepada Kasi/Kaur, kemajuan pelaksanaan Pengadaan; dan pelaksanaan Pengadaan yang telah selesai 100% (seratus persen). Laporan disertai dengan dokumen pendukungnya. Berdasarkan laporan tersebut, Kasi/Kaur menerima hasil kegiatan Pengadaan melalui Swakelola dari TPK dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST); atau melalui Penyedia dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST). Kasi/Kaur menyerahkan hasil kegiatan dari Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan. Kasi/Kaur melakukan pengarsipan dokumen terkait Pengadaan yang telah dilaksanakan, menyimpan dokumen sesuai ketentuan agar dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan.

SANKSI DAN DENDA

Penulis tidak menyampaikan mengenai ketentuan denda dan sanksi sebagaimana tercantum dalam Lesson Plan, penulis hanya menyampaikan bahwa terkait dengan sanksi dan denda merupakan akibat dari perilaku, keyakinan para pihak dalam memahami etika sangat berpengaruh, perilaku yang buruk cenderung mengarahkan kepada perbuatan yang dapat menyimpang. sehingga dengan perilaku yang baik dari para pihak maka sanksi dan denda diyakini tidak lebih hanya merupakan sebuah barang pajangan.

Penutup

Pada akhir session penulis menyampaikan pesan Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati bahwa “saya titip anggaran dana desa bukan untuk Kepala Desa tetapi untuk rakyat di Desa”. Sehingga perlu dikelola dengan baik dan dikawal agar Dana Desa khususnya dan APB Desa umumnya dapat bermanfaat sebesar-besarnya bagi masyarakat di desa.

Materi Pelatihan PBJ di Desa Soga Kecamatan Marioriwawo Kabupaten Soppeng Tahun 2021 dapat di unduh  DISINI

Demikian hasil pemaparan saya dalam pelatihan TPK PBJ di Desa, lebih kurangnya mohon dimaafkan, semoga dapat bermanfaat
Tetap Sehat, Bahagia dan Sukses
SALAM PENGADAAN

2 komentar tentang “TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA”

  1. Selama transparansi belum terwujud menjadi suatu yg sulit tercipta nya prinsip-prinsip pengadaan, karena selama ini pengumuman rkp, pembentukan tpk, rup desa semua masih Manual sehingga sangat dimungkinkan setiap rpk/lokasi, anggaran paket pbj saat bisa berubah

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *